Wij ontzorgen en faciliteren organisaties bij webinars, online ALV’s en digitale verkiezingen.

Webinars

Wij modereren en faciliteren voor organisaties webinars en online trainingen, presentaties en kennisdeling. Daarbij bieden we zowel de inhoudelijke moderatie als – indien gewenst – ook de technische ondersteuning bij de online bijeenkomst.

Online Algemene Ledenvergadering (ALV)

Naast het online stemmen kunnen we ook jouw (digitale) ALV realiseren. Een groot voordeel van een online ALV is dat er gemiddeld 5x meer leden de ALV bijwonen dan wanneer men alleen op locatie welkom is.

Jouw ALV kan geheel online maar we kunnen dit ook op (jouw) locatie realiseren met ondersteuning van ons productieteam (incl. camera’s, microfoons etc.). Ook een hybride variant (online en publiek) is mogelijk.

Digitale verkiezingen

Digitaal stemmen zorgt ervoor dat jouw verkiezingen snel en efficiënt verlopen. Je creëert een hogere opkomst, doordat de stemperiode kan worden verlengd en stemgerechtigden hoeven niet meer naar een stemlokaal te gaan. Handmatig stemmen tellen behoort hiermee tot het verleden. Je bespaart tevens aanzienlijk op tijd, kosten, verkiezingsmaterialen en mankracht.

Streaming door Offspring verzorgd tijdens de Niels Stensen Fellowship conferentie

Onderstaande noodwet (i.v.m. COVID) maakt een digitale ALV (tijdelijk) mogelijk wanneer jouw statuten nog niet voorzien in de mogelijkheid van het online uitvoeren van de ALV.

Op grond van de COVID-wet kan het bestuur van de vereniging bepalen dat de ALV volledig digitaal gaat plaatsvinden en dat door de leden ook digitaal moet worden gestemd. Het maakt dus niet uit wat de statuten hierover bepalen. Hierbij moet wel aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

  • De ALV is digitaal voor de leden te volgen (bijvoorbeeld met een livestream via audio of video).
  • De leden hebben tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de ALV de mogelijkheid gekregen om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die op de agenda staan. Het bestuur mag deze termijn ook verkorten.
  • De vragen van leden moeten uiterlijk tijdens de ALV worden beantwoord en de antwoorden moeten beschikbaar zijn voor de leden, bijvoorbeeld via de website of een e-mail. Dit zodat de leden de antwoorden op de vragen kunnen betrekken bij het uitoefenen van het stemrecht.
  • Tijdens de ALV moeten vragen van leden zo goed mogelijk worden beantwoord, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is.

De COVID-wet is in werking getreden op 24 april 2020. De bepaling die het houden van een volledige digitale ALV mogelijk maakt, heeft terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020. De wet vervalt op 1 december 2020, maar er bestaat een mogelijkheid om de wet (telkens met twee maanden) te verlengen. Klik hier voor de actuele informatie van de Rijksoverheid.

Review

Wij hebben Offspring ingehuurd voor het faciliteren van een aantal livestream- en online-sessies van een fysiek georganiseerde conferentie; een blended bijeenkomst dus. Het belang van een partij als Offspring was dat zij de brug konden slaan tussen de technische staf van het conferentiecentrum en de procedurele en inhoudelijke voortgang van de conferentie. Deny en Willem waren in staat om ons bij de hand te nemen bij het wisselen van camera-standpunten, het gelijktijdig presenteren van power-points en het beantwoorden van vragen in de chatbox. Hun hulp heeft er zeker toe bijgedragen dat de conferentie een groot succes is geworden.

Diederik Slot, secretaris Niels Stensen Fellowship.